Hậu cần vật tư cho công trình ở vùng hồ Tà Đùng khó hơn đồng bằng ở ba điểm: đường dốc và hẹp nên xe lớn khó vào, mùa mưa làm đường đất gần như không đi được trong nhiều ngày, và phần lớn vật liệu hoàn thiện, thiết bị kỹ thuật phải chở từ Gia Nghĩa, Bảo Lộc hoặc TP.HCM. Cách xử lý gồm chọn nguồn gần cho vật liệu thô, chia xe nhỏ, lập bãi tập kết trung chuyển và dồn khối lượng chở vào mùa khô.
Một công trường đứng ba ngày vì chờ xi măng, hay một lô gỗ ướt mưa phải bỏ, có thể làm đội chi phí hơn nhiều so với tiết kiệm được từ giá vật liệu. Bài này dành cho chủ đầu tư, quản lý dự án và nhà thầu: lập kế hoạch vật tư thế nào cho hợp với địa hình và thời tiết vùng hồ, kiểm nguồn gốc ra sao, và những khoản chi phí hậu cần hay bị quên khi lập dự toán.
Vật liệu lấy ở đâu: ba vòng nguồn
Có thể chia nguồn vật liệu thành ba vòng theo khoảng cách. Mỗi vòng hợp với một nhóm vật tư:
| Vòng nguồn | Vật tư thường lấy | Ưu điểm | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Trong xã và các xã lân cận | Đá hộc, đá dăm, cát, đất san lấp, gỗ xẻ thông dụng, tre | Gần, nhanh, thợ quen | Kiểm giấy phép khai thác, nguồn gốc gỗ; chất lượng không đồng đều |
| Tiểu vùng (Gia Nghĩa, Di Linh, Bảo Lộc) | Xi măng, sắt thép, gạch, ngói, ống nước, dây điện, sơn, thiết bị vệ sinh phổ thông | Có đại lý, có hoá đơn, giao trong ngày hoặc hôm sau | Phí chở lên dốc; đại lý có thể không đủ hàng lớn |
| Đô thị lớn (TP.HCM và vùng lân cận) | Cửa kính lớn, thiết bị điện kỹ thuật, máy bơm, máy xử lý nước, đồ nội thất, đèn, thiết bị bếp | Đủ chủng loại, chất lượng ổn định | Thời gian chở dài, dễ vỡ hỏng dọc đường, phải đặt sớm |
Nguyên tắc chung: vật liệu nặng, rẻ, dùng nhiều thì tìm càng gần càng tốt vì chi phí vận chuyển chiếm phần lớn giá; vật liệu nhẹ, đắt, kỹ thuật cao thì chọn theo chất lượng và chấp nhận chở xa, nhưng gom thành ít chuyến.
Đường vào quyết định loại xe và chi phí
Trước khi đặt vật liệu, người quản lý dự án nên tự đi con đường vào công trường ít nhất một lần trong mùa khô và một lần sau mưa. Đo bề rộng mặt đường ở chỗ hẹp nhất, xem độ dốc ở đoạn dốc nhất, xem cầu cống có hạn chế tải trọng không, khúc cua nào xe dài không quay đầu được. Những thông tin này quyết định xe nào vào được.
Thực tế ở nhiều công trình vùng đồi, xe tải lớn chỉ đi được đến một điểm trên đường chính; từ đó phải chuyển sang xe nhỏ, xe ba gác máy hoặc máy cày kéo rơ moóc để đi nốt đoạn cuối. Mỗi lần chuyển tải là thêm công bốc xếp, thêm hao hụt, thêm thời gian. Dự toán cần một dòng riêng cho chi phí trung chuyển chặng cuối, đừng để nó lẫn vào "chi phí khác".
Với công trình trên đảo hoặc bán đảo của hồ, vận chuyển bằng thuyền, xà lan nhỏ là một lựa chọn. Việc này cần phương tiện đủ điều kiện, người điều khiển có bằng, bến tạm an toàn và tuân thủ quy định về giao thông đường thủy nội địa. Không nên dùng thuyền chở khách để chở vật liệu nặng — vừa nguy hiểm vừa vi phạm.
Bãi tập kết trung chuyển: nhỏ mà đáng đầu tư
Vị trí. Một khoảng đất phẳng, khô, gần đường xe lớn vào được, càng gần công trường càng tốt. Có thể thuê của hộ dân trong thời gian thi công, hợp đồng rõ thời hạn và trả mặt bằng nguyên trạng.
Che chắn. Xi măng, gỗ, thiết bị điện phải có mái che và kê cao khỏi nền. Một trận mưa rào buổi chiều ở Tây Nguyên đủ làm hỏng cả lô xi măng để trần.
Giữ an ninh. Vật liệu để qua đêm cần người trông hoặc rào khoá. Mất trộm sắt thép, dây điện, dụng cụ là chuyện có ở công trường vùng xa, không riêng nơi nào.
Sổ xuất nhập. Ghi mỗi chuyến nhập, mỗi lần xuất lên công trường, có chữ ký người nhận. Không có sổ, cuối công trình rất khó đối chiếu hao hụt với nhà thầu.
Thoát nước và môi trường. Bãi phải có rãnh thoát nước, không để nước rửa xi măng, dầu nhớt chảy xuống suối hay xuống hồ. Đây cũng là điều cơ quan quản lý và cộng đồng nhìn vào đầu tiên.
Lịch vật tư theo mùa
Ở vùng Tây Nguyên, mùa mưa thường kéo dài khoảng từ tháng 5 đến tháng 10–11, mùa khô từ khoảng tháng 11–12 đến tháng 4; năm nào cũng có thể lệch. Lịch vật tư nên bám theo đó:
| Giai đoạn | Việc nên làm | Việc nên tránh |
|---|---|---|
| Cuối mùa mưa | Chốt thiết kế, chọn nhà cung cấp, đặt hàng thiết bị chở xa | Đổ vật liệu nặng lên công trường khi đường còn lầy |
| Đầu và giữa mùa khô | Chở vật liệu nặng, làm đường, móng, kết cấu; dồn khối lượng vận chuyển lớn | Để thiếu vật liệu vì đặt từng ít một |
| Cuối mùa khô | Hoàn tất phần thô, mái, thoát nước; trữ vật liệu hoàn thiện dưới mái che | Bắt đầu đào móng mới ngay trước mùa mưa |
| Mùa mưa | Làm phần trong nhà, hoàn thiện, lắp thiết bị; chỉ chở vật liệu nhẹ | San nền, đào taluy, đổ bê tông ngoài trời không che |
Đây là gợi ý theo mùa chung của Tây Nguyên, không phải dự báo thời tiết. Trước mỗi giai đoạn, nên xem dự báo của cơ quan khí tượng và hỏi người địa phương về tình hình đường sá năm đó.
Kiểm nguồn gốc vật liệu: phần chủ đầu tư hay bỏ qua
Ở vùng có rừng và sông suối, nguồn gốc vật liệu không chỉ là chuyện chất lượng mà còn là chuyện pháp lý và hình ảnh dự án:
- Gỗ: yêu cầu hồ sơ nguồn gốc gỗ hợp pháp theo quy định lâm nghiệp; ưu tiên gỗ rừng trồng, gỗ nhập có chứng từ. Gỗ không rõ nguồn trong một dự án ven vườn quốc gia là rủi ro lớn về uy tín.
- Cát, đá, đất: mua từ cơ sở có giấy phép khai thác hoặc đại lý có hoá đơn; không mua cát, đất lấy từ lòng hồ, bờ suối không phép.
- Vật liệu tận dụng tại chỗ: đá, đất đào ra khi san nền có thể dùng lại cho kè, đắp — nhưng việc vận chuyển ra ngoài ranh dự án hoặc bán lại có thể cần thủ tục; hỏi trước.
- Hoá đơn: mọi vật tư mua từ tổ chức đều nên có hoá đơn để hạch toán chi phí và chứng minh nguồn gốc khi kiểm tra.
- Thiết bị: giữ phiếu bảo hành, xuất xứ, hướng dẫn lắp đặt — cần cho nghiệm thu phòng cháy, điện và cho vận hành sau này.
Một hồ sơ nguồn gốc đầy đủ cũng là tài sản khi dự án gọi vốn hoặc làm việc với đối tác quốc tế, vốn ngày càng hỏi kỹ về chuỗi cung ứng và tác động môi trường.
Thiết bị kỹ thuật chở xa: đóng gói, bảo hiểm hàng và kiểm khi nhận
Những món đắt nhất của công trình — cửa kính khổ lớn, máy bơm, bồn xử lý nước, tủ điện, thiết bị bếp công nghiệp, bình nước nóng năng lượng mặt trời — thường đi quãng đường dài nhất, qua những đoạn đèo dốc và đường xóc nhất. Tỷ lệ vỡ hỏng ở chặng cuối cao hơn hẳn chặng đường lớn, vì hàng phải bốc xuống, chuyển sang xe nhỏ, có khi khiêng bộ một đoạn.
Khi đặt hàng, nên yêu cầu nhà cung cấp đóng gói theo kiểu chở đường xa: kính có khung gỗ, góc bọc, thiết bị có xốp chèn và pallet. Hỏi rõ giá đã gồm giao tới đâu — tới bãi tập kết hay tới tận vị trí lắp — và ai chịu rủi ro hư hỏng trên từng chặng. Với lô hàng giá trị lớn, mua bảo hiểm hàng hoá vận chuyển là khoản đáng chi.
Lúc nhận hàng, người nhận phải mở kiểm ngay tại chỗ, chụp ảnh tình trạng bao bì và hàng, ghi vào biên bản giao nhận trước khi ký. Ký nhận "đủ, nguyên vẹn" rồi mới phát hiện kính nứt thì gần như mất quyền đòi bồi thường. Nên giao việc nhận hàng cho một người cố định, có danh mục và ảnh mẫu của từng món.
Một mẹo nhỏ của các công trình vùng xa: đặt dư một tỷ lệ nhỏ cho vật tư dễ vỡ, rẻ tiền như gạch ốp, ngói, kính nhỏ — chi phí đặt dư thường thấp hơn nhiều so với một chuyến xe riêng chỉ để chở bù vài viên.
Làm việc với người dân dọc tuyến chở vật liệu
Xe chở vật liệu đi qua thôn xóm nhiều tháng liền sẽ gây bụi, ồn, làm hỏng mặt đường, có khi làm gãy cây, hỏng hàng rào nhà dân. Nếu không xử lý từ đầu, đây là nguồn phàn nàn và va chạm có thể làm chậm cả dự án. Ngược lại, một quan hệ tốt với người dọc tuyến giúp xe đi trơn tru, có người báo khi đường sạt, có chỗ tránh xe khi gặp nhau ở đoạn hẹp.
Những việc nên làm: báo trước cho chính quyền xã và trưởng thôn về thời gian thi công, lượng xe dự kiến; tưới nước giảm bụi ở đoạn đi qua khu dân cư trong mùa khô; quy định tốc độ và giờ chạy cho tài xế, tránh giờ học sinh đi học; cam kết sửa lại đoạn đường hỏng do xe công trình, và làm thật sau khi xong; ưu tiên thuê xe, thuê người bốc xếp của chính các hộ dọc tuyến khi có thể.
Ghi lại tình trạng đường trước khi bắt đầu chở — vài tấm ảnh có ngày giờ — giúp hai bên có căn cứ chung khi bàn chuyện sửa đường sau này, tránh bị quy cho những hư hỏng có từ trước.
Chi phí hậu cần hay bị quên khi lập dự toán
Phí bốc xếp ở mỗi điểm chuyển tải; phí thuê bãi tập kết và người trông; hao hụt vật liệu do vận chuyển xa, đường xóc (gạch vỡ, kính nứt, xi măng rách bao); chi phí ăn ở, đi lại của tài xế khi phải ngủ lại; chi phí chờ khi xe đến mà công trường chưa sẵn sàng nhận; chi phí sửa đường tạm sau mỗi mùa mưa. Mỗi khoản nhỏ, nhưng cộng lại có thể là một phần đáng kể của giá trị vật liệu ở công trình vùng xa.
Cách làm thực tế là lập dự toán hậu cần riêng, tính theo số chuyến chứ không theo tỷ lệ phần trăm chung chung. Ví dụ giả định: một công trình cần chở năm mươi chuyến xe nhỏ cho vật liệu thô, mỗi chuyến có chi phí xe, bốc xếp, thời gian; cộng thêm mười chuyến từ đô thị cho thiết bị, mỗi chuyến có rủi ro hư hỏng. Bảng tính như vậy giúp thấy ngay việc gom chuyến hay đổi nguồn tiết kiệm được bao nhiêu.
Cuối cùng, nên có một người duy nhất chịu trách nhiệm điều phối vật tư — biết hôm nay xe nào đến, hàng gì, ai nhận, để ở đâu. Ở công trường vùng xa, sóng điện thoại có lúc yếu, một cuộc gọi lỡ có thể khiến cả xe hàng quay đầu về.
Câu hỏi thường gặp
Có nên mua vật liệu ở đại lý tại xã không?
Với vật liệu thô và phụ kiện nhỏ cần gấp, mua tại chỗ tiện và nhanh. Với khối lượng lớn, nên so sánh với đại lý ở tiểu vùng về giá, chủng loại và khả năng xuất hoá đơn. Thường cách hợp lý là đặt khối lượng chính ở đại lý lớn và dùng cửa hàng tại chỗ cho phần bổ sung.
Xe tải lớn có lên được công trường ven hồ không?
Tuỳ từng tuyến. Nhiều đoạn đường nhánh vào vùng hồ hẹp, dốc và là đường đất, xe lớn chỉ đi được đến đường chính. Nên khảo sát trực tiếp, hỏi nhà xe đã từng chạy tuyến đó, và hỏi chính quyền xã về hạn chế tải trọng trên các cầu, cống trước khi đặt xe.
Chở vật liệu ra đảo trên hồ cần lưu ý gì?
Dùng phương tiện thủy đủ điều kiện, có đăng ký, người điều khiển có bằng phù hợp, chở đúng tải và có áo phao cho người đi cùng. Cần bến tạm an toàn ở hai đầu. Nên hỏi cơ quan quản lý đường thủy nội địa và đơn vị quản lý hồ về quy định hiện hành trước khi tổ chức chở.
Làm sao chứng minh gỗ dùng cho công trình là hợp pháp?
Yêu cầu người bán cung cấp hồ sơ nguồn gốc gỗ theo quy định lâm nghiệp hiện hành, hoá đơn, và với gỗ nhập khẩu thì có chứng từ nhập khẩu. Lưu bản sao trong hồ sơ dự án. Nếu nghi ngờ, có thể hỏi cơ quan kiểm lâm địa phương cách kiểm.
Thi công mùa mưa có được không?
Được, nhưng nên chuyển sang những phần ít phụ thuộc thời tiết như hoàn thiện trong nhà, lắp thiết bị. Phần đất, móng, taluy nên tránh hoặc phải có biện pháp che chắn, thoát nước tạm rất kỹ. Kế hoạch tốt là chở đủ vật liệu cho phần việc mùa mưa trước khi mưa dầm bắt đầu.
Dự toán hậu cần nên chiếm bao nhiêu phần trăm?
Không có tỷ lệ chuẩn chung, vì phụ thuộc đường vào, khoảng cách nguồn và loại vật liệu. Thay vì dùng một tỷ lệ cố định, nên tính theo số chuyến, loại xe, số lần chuyển tải và hao hụt dự kiến cho từng nhóm vật tư. Cách tính này sát hơn và giúp thấy chỗ có thể tiết kiệm.