Hợp đồng chia doanh thu lưu trú là thoả thuận trong đó chủ tài sản và đơn vị vận hành cùng hưởng một phần tiền khách trả theo tỷ lệ đã định, thay vì một bên nhận tiền cố định. Điều quyết định hợp đồng có công bằng hay không không nằm ở con số tỷ lệ mà ở ba định nghĩa: doanh thu tính từ đâu, khoản nào được trừ trước khi chia, và khi nào thì chia.
Ở Tà Đùng, nơi doanh thu dao động mạnh giữa cuối tuần và giữa tuần, giữa mùa khô và mùa mưa, kiểu chia doanh thu cho phép hai bên cùng hưởng tháng tốt và cùng gánh tháng xấu. Nhưng cũng chính vì dao động, hợp đồng mập mờ sẽ bị thử thách ngay mùa mưa đầu tiên. Bài này đi qua từng định nghĩa, có một ví dụ giả định để thấy cùng một tỷ lệ cho ra kết quả khác nhau thế nào, và gợi ý cách xử lý những tình huống hay gây cãi nhau. Bài không gợi ý tỷ lệ chia; tỷ lệ là kết quả thương lượng, phụ thuộc ai bỏ ra cái gì.
Ba cách hiểu chữ "doanh thu"
Khi hai bên nói "chia doanh thu", mỗi người có thể đang nghĩ tới một con số khác. Ba cách hiểu phổ biến:
| Cách hiểu | Gồm những gì | Bên được lợi | Điểm cần chốt |
|---|---|---|---|
| Doanh thu gộp | Toàn bộ tiền khách trả cho đêm ở, trước mọi khoản trừ | Chủ tài sản | Phí kênh, hoàn tiền huỷ phòng do ai chịu |
| Doanh thu thực nhận | Tiền thực về tài khoản sau phí sàn, phí cổng thanh toán, hoàn tiền | Cân bằng hơn | Tiền về theo kỳ của sàn, có độ trễ; chia theo ngày khách ở hay ngày tiền về |
| Doanh thu sau chi phí trực tiếp | Thực nhận trừ thêm chi phí phát sinh theo lượt khách: giặt ủi, đồ tiêu hao, điện nước | Đơn vị vận hành | Danh mục chi phí trực tiếp phải liệt kê đóng, có chứng từ |
Không cách nào sai, nhưng mỗi cách cần một tỷ lệ khác. Chia trên doanh thu gộp thì tỷ lệ của chủ thường thấp hơn, vì bên vận hành còn phải trả nhiều khoản từ phần của mình. Chia trên doanh thu sau chi phí trực tiếp thì tỷ lệ của chủ cao hơn, nhưng chủ phải tin và kiểm được danh mục chi phí. Chọn cách nào cũng được, miễn là cả hai bên đọc cùng một định nghĩa trong hợp đồng.
Một ví dụ giả định: cùng tỷ lệ, ba kết quả
Để thấy sự khác biệt, thử một tháng giả định của một căn villa ở vùng hồ, tính bằng "phần" thay cho tiền thật. Ví dụ giả định: khách trả tổng cộng 100 phần tiền phòng. Trong đó một nửa đặt qua sàn trực tuyến, sàn giữ lại 8 phần phí; một khách huỷ sát ngày và được hoàn 4 phần theo chính sách. Chi phí giặt ủi, đồ dùng một lần và điện nước phát sinh theo lượt khách hết 12 phần.
Nếu chia trên doanh thu gộp, con số đem chia là 100 phần. Nếu chia trên doanh thu thực nhận, con số là 100 trừ 8 trừ 4, còn 88 phần. Nếu chia trên doanh thu sau chi phí trực tiếp, con số là 88 trừ 12, còn 76 phần. Với cùng một tỷ lệ cho chủ tài sản, phần chủ nhận được ở cách thứ nhất cao hơn cách thứ ba khoảng một phần tư. Khoảng chênh đó chính là thứ hai bên sẽ cãi nhau nếu không định nghĩa trước.
Ví dụ cũng cho thấy vì sao định nghĩa phải đi kèm tỷ lệ. Một bên vận hành đề nghị tỷ lệ cao cho chủ nhưng tính trên doanh thu sau chi phí có thể đang đưa ra một thoả thuận tương đương, hoặc kém hơn, một bên khác đề nghị tỷ lệ thấp hơn trên doanh thu gộp. Khi so các lời đề nghị, chủ tài sản nên quy hết về cùng một cách tính bằng số liệu giả định của chính căn nhà mình, rồi mới so.
Những khoản thu ngoài tiền phòng: chia hay không
Phụ thu khách thêm và phí dọn dẹp. Hai khoản này gắn với việc dùng căn nhà, nên thường được tính vào doanh thu đem chia. Nhưng phí dọn dẹp đôi khi được xem là để trả công buồng phòng, khi đó bên vận hành giữ lại. Cần ghi rõ.
Bữa ăn, set nướng, đồ uống. Đây là dịch vụ bên vận hành tự làm, tự mua nguyên liệu, nên thường không chia hoặc chỉ chia phần lời rất nhỏ cho việc dùng bếp, sân của chủ. Nếu chia trên doanh thu bữa ăn, bên vận hành sẽ bị thiệt vì giá vốn nguyên liệu cao.
Thuê thuyền, đưa đón, hướng dẫn tham quan. Thường do đối tác khác cung cấp, bên vận hành chỉ nhận hoa hồng giới thiệu. Khoản hoa hồng này có chia với chủ hay không phụ thuộc thoả thuận; nhiều chủ không đòi, đổi lại yêu cầu bên vận hành chỉ giới thiệu đối tác an toàn, có giấy tờ.
Tiền phạt huỷ phòng và tiền cọc bị giữ. Khi khách huỷ và mất cọc, căn nhà không có người ở nhưng vẫn có tiền về. Khoản này nên được chia như doanh thu phòng, vì đó là tiền bù cho đêm phòng bị bỏ trống.
Bồi thường hư hỏng từ khách. Không phải doanh thu. Tiền khách bồi thường vỡ đồ phải dùng để sửa hoặc thay đúng món đó, phần còn dư (nếu có) mới đem chia hoặc nhập quỹ bảo trì.
Chi phí: khoản trừ chung và khoản mỗi bên tự chịu
Sau định nghĩa doanh thu, việc thứ hai là liệt kê chi phí theo ba nhóm. Nhóm trừ trước khi chia là những khoản hai bên cùng gánh theo tỷ lệ, như phí kênh, phí cổng thanh toán, có khi gồm cả điện nước phát sinh. Nhóm bên vận hành tự chịu từ phần của mình thường gồm lương người tại chỗ, đồ tiêu hao, giặt ủi, chi phí quảng bá, điện thoại, đi lại. Nhóm chủ tài sản tự chịu gồm thuế đất, bảo hiểm công trình, sửa chữa kết cấu, thay thiết bị lớn.
Danh mục nên là danh sách đóng: khoản nào không có tên trong danh sách trừ chung thì không được trừ chung. Danh sách mở kiểu "và các chi phí hợp lý khác" là cửa cho tranh chấp, vì cái hợp lý với người chi tiền không chắc hợp lý với người nhận báo cáo.
Một khoản đáng cân nhắc là quỹ bảo trì: trích một phần nhỏ doanh thu mỗi kỳ vào một quỹ riêng để thay nệm, sơn lại, sửa máy bơm khi đến hạn. Quỹ này giúp tránh cảnh mỗi lần cần thay đồ lại phải ngồi thương lượng ai trả, và giúp căn nhà giữ chất lượng đều qua năm. Ở vùng ẩm như ven hồ Tà Đùng, đồ vải và gỗ xuống cấp nhanh, nên quỹ bảo trì càng có ý nghĩa. Hợp đồng cần ghi quỹ đứng tên ai, ai được chi, chi cho việc gì, và số dư xử lý thế nào khi chấm dứt.
Mức sàn, mùa mưa và cơ chế bù trừ theo năm
Chủ tài sản thường lo tháng mưa doanh thu xuống quá thấp. Một cách là đặt mức sàn: mỗi kỳ chủ nhận tối thiểu một khoản, nếu phần chia thấp hơn thì bên vận hành bù. Mức sàn kéo hợp đồng gần với kiểu cho thuê, và bên vận hành sẽ chỉ chấp nhận khi tỷ lệ của họ ở các tháng tốt cao hơn tương ứng.
Cách thứ hai mềm hơn là bù trừ theo năm: chia theo tháng như bình thường, nhưng cuối năm cộng lại; nếu tổng phần của chủ thấp hơn một mức đã thoả thuận thì bên vận hành bù phần thiếu, nếu cao hơn một mức khác thì bên vận hành được hưởng thêm một phần. Cách này phản ánh đúng nhịp của vùng hồ, nơi tháng lễ và tháng khô bù cho tháng mưa.
Cách thứ ba là chấp nhận dao động nhưng giảm chi phí cố định trong mùa thấp: tạm cắt bớt người tại chỗ, đóng bớt phòng, đổi lịch dọn dẹp. Hợp đồng nên cho bên vận hành quyền làm việc này mà không bị xem là vi phạm tiêu chuẩn, miễn là báo trước và căn nhà vẫn được trông coi.
Dù chọn cách nào, nên xác định trước năm tài chính của hợp đồng bắt đầu từ tháng nào. Bắt đầu đúng vào mùa mưa thì những tháng đầu sẽ làm cả hai bên nản, dễ đổ vỡ trước khi tới mùa khách.
Đêm chủ dùng, đêm tặng và kỳ chuyển tiền
Những tình huống nhỏ hay làm hợp đồng chia doanh thu rạn nứt nhất không nằm ở tháng thua lỗ mà ở các chi tiết thường ngày:
- Đêm chủ tự dùng: ghi số đêm tối đa mỗi năm, phải đặt trước bao lâu, không rơi vào dịp lễ; chi phí dọn dẹp các đêm đó do chủ trả.
- Đêm tặng hoặc giảm giá cho người quen: của bên nào thì bên đó chịu phần doanh thu bị mất, không trừ chung.
- Giảm giá để lấp phòng trống: bên vận hành có quyền giảm tới mức nào mà không cần hỏi chủ; dưới mức đó phải có đồng ý.
- Ngày ghi nhận doanh thu: theo ngày khách ở, không theo ngày khách đặt hay ngày tiền về, để báo cáo các tháng so được với nhau.
- Kỳ chia và hạn chuyển: chẳng hạn chốt cuối tháng, gửi báo cáo trong vài ngày đầu tháng sau, chuyển tiền trong một thời hạn nhất định sau khi chủ xác nhận.
- Thuế: mỗi bên kê khai phần thu nhập của mình theo quy định hiện hành; ai xuất hoá đơn cho khách, ai lập chứng từ cho bên kia cần thống nhất với người làm kế toán.
Cách đối soát số liệu hằng tháng, lịch phòng chung và cách phát hiện phòng bán ngoài sổ được bàn kỹ trong bài về báo cáo vận hành của chuyên mục này.
Khi nào phải ngồi lại xem tỷ lệ
Một tỷ lệ chia hợp lý ở năm đầu có thể trở nên lệch khi hoàn cảnh đổi. Hợp đồng nên gọi tên trước những sự kiện buộc hai bên ngồi lại, thay vì để mỗi bên tự thấy thiệt rồi âm thầm làm ít đi. Sự kiện hay gặp nhất là thay đổi tài sản: chủ xây thêm hai phòng, làm thêm bể bơi nhỏ hay cầu tàu riêng. Công suất bán tăng, nhưng việc buồng phòng, điện nước và rủi ro cũng tăng theo, và phần đầu tư mới do chủ bỏ ra cần được tính lại vào tỷ lệ.
Sự kiện thứ hai là đổi cơ cấu kênh bán. Nếu năm đầu phần lớn khách đến từ sàn đặt phòng có hoa hồng cao, còn năm sau bên vận hành gây dựng được nhóm khách quen đặt trực tiếp, chi phí bán giảm rõ. Ai hưởng phần tiết kiệm đó nên được chốt từ đầu, vì đó là thành quả công sức của bên vận hành nhưng diễn ra trên tài sản của chủ.
Sự kiện thứ ba là thay đổi chi phí bắt buộc do quy định mới, ví dụ yêu cầu bổ sung trang thiết bị phòng cháy, hay thay đổi cách tính thuế với hoạt động cho thuê và lưu trú. Cách làm gọn là ghi một điều khoản: khi một trong các sự kiện đã liệt kê xảy ra, bên nào cũng có quyền đề nghị xem lại tỷ lệ trong một khoảng thời gian nhất định; không thống nhất được thì giữ tỷ lệ cũ tới hết kỳ và áp dụng điều khoản chấm dứt có báo trước.
Câu hỏi thường gặp
Tỷ lệ chia doanh thu lưu trú thường là bao nhiêu?
Không có tỷ lệ chuẩn, và các con số lan truyền trên mạng thường không nói rõ tính trên doanh thu nào. Tỷ lệ phụ thuộc ai bỏ nội thất, ai trả lương người tại chỗ, ai chịu phí kênh và vị trí căn nhà. Nên quy mọi lời đề nghị về cùng một cách tính bằng số liệu giả định của chính tài sản rồi mới so.
Chia doanh thu có cần chủ tài sản đăng ký kinh doanh không?
Tuỳ cách sắp xếp. Nếu bên vận hành đứng tên kinh doanh và trả cho chủ một khoản theo hợp đồng, chủ kê khai thu nhập của mình theo dạng phù hợp. Nếu hai bên cùng kinh doanh theo hợp đồng hợp tác, nghĩa vụ đăng ký và thuế khác đi. Nên hỏi người làm kế toán hoặc cơ quan thuế trước khi ký.
Bên vận hành có phải cho chủ xem tài khoản sàn đặt phòng không?
Không bắt buộc, nhưng nên có quyền xem chỉ đọc hoặc báo cáo xuất trực tiếp từ sàn. Chia doanh thu mà chủ không nhìn được số liệu gốc sẽ biến mỗi kỳ báo cáo thành một lần nghi ngờ. Nhiều sàn và phần mềm quản lý đặt phòng cho phép tạo quyền xem riêng.
Khách trả tiền mặt tại chỗ thì đối soát thế nào?
Nên hạn chế tiền mặt, chuyển sang chuyển khoản vào tài khoản đã thống nhất. Khi bắt buộc nhận tiền mặt, ghi ngay vào lịch phòng chung kèm ảnh biên nhận, nộp vào tài khoản trong thời hạn ngắn. Tiền mặt không ghi sổ là nguồn mất lòng tin phổ biến nhất trong hợp tác lưu trú.
Có nên chia lợi nhuận thay vì chia doanh thu?
Chia lợi nhuận công bằng hơn về lý thuyết nhưng khó kiểm hơn nhiều, vì mọi chi phí đều ảnh hưởng tới phần của bên kia. Kiểu này hợp với các bên đã góp vốn cùng làm và có kế toán chung. Với hợp tác giữa chủ nhà và người vận hành, chia doanh thu với danh mục chi phí đóng thường dễ sống hơn.
Hợp đồng chia doanh thu nên ký bao lâu?
Nên đủ để đi qua ít nhất một chu kỳ đầy đủ mùa khô và mùa mưa, có mốc xem lại tỷ lệ và định nghĩa sau năm đầu. Ký quá ngắn thì bên vận hành không dám đầu tư công sức xây khách quen; quá dài mà không có mốc xem lại thì sai lệch ban đầu sẽ kéo dài.