Khi doanh nghiệp ở vùng hồ Tà Đùng mua nông sản do chính nông dân trồng, nuôi (cà phê, rau, gà, cá) mà người bán không có hoá đơn, cách làm lâu nay được cơ quan thuế chấp nhận là lập bảng kê thu mua hàng hoá theo mẫu hướng dẫn, ghi rõ người bán, số căn cước, địa chỉ, lượng, giá, kèm chứng từ thanh toán. Khi mua của hộ kinh doanh (đại lý, quán, thợ đã đăng ký), doanh nghiệp nên yêu cầu hoá đơn — và từ năm 2026, khi thuế khoán bị bãi bỏ theo chủ trương của Quốc hội, việc này sẽ ngày càng phổ biến.
Ở vùng cao, phần lớn người bán là nông hộ và hộ gia đình, nên chuyện chứng từ là nỗi lo thật của mọi doanh nghiệp: chi phí không hợp lệ thì bị loại khi quyết toán, thuế phải nộp tăng lên. Bài này giải thích nguyên lý phân biệt các trường hợp, cách lập bảng kê cho đúng, chỗ hay sai, và những thay đổi 2025–2026 cần để ý. Đây là kiến thức nền; quy định cụ thể luôn phải kiểm với kế toán và cơ quan thuế quản lý.
Mua của ai thì cần chứng từ gì
Nguyên lý chung là phân biệt người bán theo tư cách. Bảng dưới gom các trường hợp hay gặp ở vùng hồ:
| Người bán | Ví dụ | Chứng từ thường dùng | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Nông dân trực tiếp sản xuất, đánh bắt | Hộ trồng cà phê bán cà phê nhà mình; người nuôi cá bán cá | Bảng kê thu mua theo mẫu hướng dẫn + chứng từ thanh toán | Chỉ áp dụng khi người bán tự làm ra sản phẩm, không phải mua đi bán lại |
| Hộ kinh doanh đã đăng ký | Đại lý tạp hoá, quán ăn, tiệm sửa xe, thợ có đăng ký | Hoá đơn (hoá đơn điện tử hoặc hoá đơn do cơ quan thuế cấp theo lần phát sinh) | Từ 2026 hộ chuyển từ khoán sang kê khai; hỏi rõ cách xuất hoá đơn |
| Doanh nghiệp, hợp tác xã | Công ty thu mua, hợp tác xã nông nghiệp, đại lý có pháp nhân | Hoá đơn điện tử | Kiểm mã số thuế còn hoạt động trước khi nhận hoá đơn |
| Cá nhân cung cấp dịch vụ, lao động thời vụ | Người hái cà phê theo ngày, thợ phụ, người chở thuê không đăng ký | Hợp đồng hoặc giấy biên nhận, bảng chấm công, chứng từ trả tiền; khấu trừ thuế thu nhập cá nhân nếu thuộc diện | Quy định khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo mức chi trả — kiểm với kế toán |
| Người bán tài sản cá nhân không kinh doanh | Hộ dân bán lại máy cũ, gỗ nhà cũ | Hợp đồng mua bán, giấy biên nhận, chứng từ thanh toán | Với tài sản lớn, cẩn thận nguồn gốc |
Bảng chỉ là bức tranh nguyên lý. Chi tiết như mẫu bảng kê, ai được dùng bảng kê, mức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân có thể thay đổi theo văn bản hướng dẫn mới — năm 2025 có nhiều luật thuế được sửa. Luôn đối chiếu với văn bản hiện hành.
Bảng kê thu mua: dùng khi nào, lập thế nào
Bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn là công cụ để doanh nghiệp chứng minh chi phí khi mua trực tiếp của người sản xuất nhỏ. Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính về thuế thu nhập doanh nghiệp, mẫu bảng kê lâu nay mang ký hiệu 01/TNDN, dùng cho các trường hợp như mua nông, lâm, thủy sản của người trực tiếp sản xuất, đánh bắt bán ra; mua sản phẩm thủ công của hộ làm nghề không kinh doanh; mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra; và một số dịch vụ của cá nhân không kinh doanh.
Điều kiện then chốt là người bán phải là người tự làm ra sản phẩm. Nếu một người đi gom cà phê của các hộ khác rồi bán lại cho doanh nghiệp, đó là kinh doanh thương mại và không còn thuộc diện dùng bảng kê; doanh nghiệp phải lấy hoá đơn của người đó. Nhầm lẫn này là lỗi phổ biến nhất khi cơ quan thuế kiểm tra chi phí mua nông sản.
Một bảng kê dùng được cần ghi đủ: ngày mua; họ tên, địa chỉ, số căn cước của người bán; tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền; chữ ký người bán (hoặc chứng từ thanh toán thay thế theo hướng dẫn); người lập và người duyệt của doanh nghiệp. Nên ghi thêm địa chỉ thôn và vị trí vườn — vừa giúp truy xuất nguồn gốc, vừa tăng độ tin cậy của bảng kê.
Giá ghi trong bảng kê phải sát giá thị trường tại thời điểm mua. Giá cao bất thường so với mặt bằng có thể bị cơ quan thuế ấn định lại. Lưu giữ thêm tham chiếu giá của ngày mua (bảng giá thu mua của đại lý, tin nhắn báo giá) là thói quen tốt.
Thanh toán: tiền mặt hay chuyển khoản
Chuyển khoản là bằng chứng mạnh nhất. Chứng từ ngân hàng ghi rõ người nhận, số tiền, ngày giờ, khớp với bảng kê hoặc hoá đơn. Ở vùng hồ, ngày càng nhiều nông hộ có tài khoản ngân hàng, thanh toán qua mã QR — nên tận dụng.
Ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024, có hiệu lực từ 1/7/2025, hàng hoá, dịch vụ mua vào từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế đầu vào (trước đây ngưỡng này là 20 triệu đồng). Kế toán nên kiểm lại văn bản hướng dẫn chi tiết.
Chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp cũng được sửa năm 2025, có quy định liên quan đến chứng từ thanh toán khi tính chi phí được trừ. Doanh nghiệp cần đọc hướng dẫn mới thay vì áp dụng thói quen cũ.
Khi buộc phải trả tiền mặt. Với người bán không có tài khoản, trả tiền mặt có phiếu chi, chữ ký người nhận, có thể kèm ảnh chụp lúc giao tiền và căn cước người nhận. Chia nhỏ khoản thanh toán để né ngưỡng là cách làm bị coi là không hợp lệ và không nên làm.
Năm 2026: bỏ thuế khoán và điều gì đổi với người mua
Ngày 17/5/2025, Quốc hội thông qua Nghị quyết 198/2025/QH15 về một số cơ chế, chính sách đặc biệt phát triển kinh tế tư nhân; trong đó có nội dung bãi bỏ hình thức thuế khoán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chậm nhất từ ngày 1/1/2026. Hộ kinh doanh sẽ chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế.
Trước đó, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi quy định về hoá đơn, chứng từ (hiệu lực từ 1/6/2025) đã yêu cầu hộ, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên trong một số ngành bán lẻ, ăn uống, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Phạm vi áp dụng cụ thể cần kiểm trong văn bản.
Với doanh nghiệp mua hàng ở vùng hồ, hệ quả thực tế là: số nhà cung cấp xuất được hoá đơn sẽ tăng; nhưng trong giai đoạn chuyển tiếp, nhiều hộ còn lúng túng với phần mềm hoá đơn, kê khai. Doanh nghiệp có thể giúp nhà cung cấp quen của mình bằng cách giới thiệu dịch vụ kế toán, hướng dẫn cách gửi hoá đơn qua thư điện tử, kiên nhẫn trong vài tháng đầu. Giá bán của một số hộ có thể điều chỉnh khi họ phải tính đủ thuế — điều nên lường trước khi lập ngân sách.
Hoá đơn còn ghi địa chỉ cũ Đắk Nông: có sao không
Sau ngày 1/7/2025, xã Tà Đùng mới được lập từ Đắk Som và Đắk R'Măng của huyện Đắk Glong cũ, chuyển về tỉnh Lâm Đồng. Nhiều nhà cung cấp trong vùng vẫn xuất hoá đơn với địa chỉ cũ "huyện Đắk Glong, tỉnh Đắk Nông" vì chưa cập nhật thông tin đăng ký. Doanh nghiệp mua hàng thường lo hoá đơn như vậy có bị loại không.
Theo tinh thần chung khi sắp xếp đơn vị hành chính, việc thay đổi tên địa giới không tự làm mất giá trị của giấy tờ, hoá đơn đã lập; mã số thuế của người bán vẫn là căn cứ định danh chính. Doanh nghiệp vẫn nên khuyến khích nhà cung cấp cập nhật địa chỉ khi có dịp, và kiểm hướng dẫn hiện hành của cơ quan thuế quản lý về cách ghi địa chỉ trên hoá đơn trong giai đoạn chuyển tiếp. Phía doanh nghiệp cũng nên tự cập nhật địa chỉ của mình trên hoá đơn đầu ra cho thống nhất.
Những lỗi chứng từ hay gặp ở vùng nông thôn
Các lỗi dưới đây xuất hiện nhiều trong kiểm tra thuế ở doanh nghiệp mua nông sản, thuê nhân công tại các vùng nông thôn. Tránh được là đỡ được phần lớn rủi ro:
- Dùng bảng kê cho người buôn bán trung gian, không phải người sản xuất.
- Bảng kê thiếu số căn cước, địa chỉ người bán, hoặc chữ ký không khớp giữa các lần.
- Một người bán xuất hiện với khối lượng vượt xa khả năng sản xuất của diện tích vườn họ có.
- Giá trong bảng kê cao bất thường so với giá thị trường cùng thời điểm.
- Thanh toán bằng tiền mặt cho khoản lớn mà không có chứng từ chi đầy đủ.
- Nhận hoá đơn từ doanh nghiệp đã ngừng hoạt động hoặc bỏ địa chỉ kinh doanh — không kiểm mã số thuế trước.
- Trả công lao động thời vụ không có hợp đồng, bảng chấm công, không xem xét nghĩa vụ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
Phần lớn các lỗi này đến từ việc làm vội trong mùa thu mua, khi khối lượng giao dịch tăng đột biến. Chuẩn bị mẫu bảng kê, danh sách người bán đã xác minh và quy trình chi trả từ trước mùa vụ giúp tránh chúng.
Quy trình gọn cho doanh nghiệp mua hàng ở vùng hồ
Một quy trình đơn giản giúp chứng từ sạch mà không làm chậm việc mua:
- Trước mùa vụ, lập danh sách người bán thường xuyên: họ tên, căn cước, địa chỉ, diện tích vườn hoặc quy mô nuôi, tài khoản ngân hàng; phân loại ai là người sản xuất, ai là hộ kinh doanh.
- Với người sản xuất: dùng mẫu bảng kê theo hướng dẫn hiện hành, ghi mỗi lần mua, người bán ký hoặc xác nhận qua chứng từ chuyển khoản.
- Với hộ kinh doanh, doanh nghiệp: yêu cầu hoá đơn, kiểm mã số thuế còn hoạt động, đối chiếu tên hàng và số tiền.
- Thanh toán chuyển khoản tối đa; tiền mặt chỉ cho khoản nhỏ, có phiếu chi đầy đủ.
- Cuối mỗi tuần hoặc tháng, kế toán đối chiếu bảng kê – hoá đơn – chứng từ thanh toán – sổ kho.
- Lưu trữ đầy đủ theo thời hạn quy định, cả bản giấy và bản số.
Quy trình này cũng là nền cho truy xuất nguồn gốc — điều mà đối tác thu mua lớn, thị trường xuất khẩu và cả khách du lịch mua quà ngày càng quan tâm.
Câu hỏi thường gặp
Mua cà phê của nông dân không có hoá đơn có được tính vào chi phí không?
Có thể, nếu người bán là người trực tiếp trồng ra số cà phê đó và doanh nghiệp lập bảng kê thu mua đúng mẫu hướng dẫn, kèm chứng từ thanh toán hợp lệ. Nếu người bán là người gom hàng của hộ khác để bán lại, doanh nghiệp phải lấy hoá đơn. Nên kiểm quy định hiện hành với kế toán.
Từ 2026 hộ kinh doanh có bắt buộc xuất hoá đơn không?
Khi bỏ thuế khoán, hộ kinh doanh chuyển sang kê khai theo doanh thu thực tế, và nghĩa vụ dùng hoá đơn được quy định theo quy mô, ngành nghề. Một số hộ có doanh thu lớn trong ngành bán lẻ, ăn uống đã phải dùng hoá đơn từ máy tính tiền từ giữa 2025. Chi tiết từng trường hợp cần tra văn bản hướng dẫn mới.
Trả công người hái cà phê theo ngày cần chứng từ gì?
Nên có hợp đồng lao động thời vụ hoặc thoả thuận bằng văn bản, bảng chấm công có chữ ký, chứng từ trả tiền. Tuỳ mức chi trả, doanh nghiệp có thể phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc nhận cam kết theo mẫu của người lao động. Ngưỡng và thủ tục cụ thể hỏi kế toán.
Có nên chia nhỏ khoản thanh toán để trả tiền mặt không?
Không nên. Chia nhỏ một giao dịch để tránh ngưỡng thanh toán không dùng tiền mặt có thể bị cơ quan thuế coi là không hợp lệ và loại khỏi khấu trừ. Cách an toàn là giúp người bán mở tài khoản ngân hàng, dùng chuyển khoản hoặc mã QR.
Làm sao kiểm một hoá đơn nhận được là hợp lệ?
Kiểm mã số thuế người bán còn hoạt động trên trang tra cứu của cơ quan thuế, tra hoá đơn điện tử trên hệ thống hoá đơn của ngành thuế, đối chiếu tên hàng, số lượng, giá với giao dịch thật. Hoá đơn từ doanh nghiệp vừa ngừng hoạt động hay bỏ địa chỉ là dấu hiệu rủi ro.
Doanh nghiệp nhỏ có cần thuê kế toán riêng không?
Không nhất thiết toàn thời gian; nhiều doanh nghiệp nhỏ thuê dịch vụ kế toán làm báo cáo và quyết toán. Nhưng phải có người trong doanh nghiệp giữ chứng từ hằng ngày cho đúng. Giai đoạn 2025–2026 chính sách thuế thay đổi nhiều, một kế toán cập nhật tốt đáng giá hơn chi phí bỏ ra.